Hitta Ditt Sverige · Intern driftsguide

Plattformsadmin · Drifts- och administrationsguide

Intern guide för HDS superadmin med tillgång till /admin/-panelen

1. Om plattformsadmin-rollen

🛡️

Plattformsadmin

Högsta behörighetsnivån på hela plattformen

Alla kommuner Alla entiteter /admin/-panel Provisionera konton Plattformsstatistik Ej /dashboard/

Ansvarsområden

Entitetshantering, tvärs alla kommuner

Kontoprovisionering och inbjudningar

Plattformens hälsöövervakning

Moderering av ansökningar och entiteter

Inloggning: Plattformsadmin loggar in via /admin/, inte via /dashboard/ som alla andra roller. Försök att logga in via /dashboard/ omdirigerar automatiskt till rätt destination. Rollen är inte kommunscopead, utan har synlighet och åtkomsträtt tvärs alla kommuner på plattformen.

2. Admin-panelens översikt (/admin/)

Startskärmen i /admin/ visar fem nyckeltal för hela plattformen. Nedan visas aktuella värden för Piteå som referens.

483 / 510

Aktiva entiteter

Väntande ansökningar

847

Bokningar 30 dagar

3 241

Aktiva medlemmar

18 500

Profilvisningar

Väntande ansökningar kräver aktivt arbete. En siffra över 10 innebär att entiteter väntar på godkännande, vilket försenar deras synlighet på plattformen. Sikta på att hålla kön under 5 vid normal drift.

3. Entitetshantering

Entitetslistan visar samtliga 510 registrerade entiteter i kommunen (Piteå). Listan är sökbar och filterbar. Per entitet finns fyra direktåtgärder.

Filter: Typ

Alla (510)FöretagFöreningIdeellKlubbByalagLokalt initiativ

Filter: Status

Aktiva (483)Inaktiva (18)Ofullständiga profiler (74)

Entitet	Typ	Status	Poäng	Åtgärder
Piteå Kajakklubb	Klubb	Aktiv	5/5	ProfilRedigeraInaktiveraSkapa konto
Hortlax Byalag	Byalag	Aktiv	2/5	ProfilRedigeraInaktiveraSkapa konto
Café Norrland AB	Företag	Inaktiv	1/5	ProfilRedigeraSkapa konto

Per-entitets åtgärder

Profil

Öppnar entitetens publika profilsida i en ny flik. Används för att verifiera hur profilen ser ut för besökare.

Redigera

Direktredigering av entitetens data i admin-kontexten. Åsidösätter eventuella lås. Används vid felaktiga uppgifter eller när entiteten inte kan uppdatera själv.

Inaktivera

Tar bort entiteten från den publika listningen. Entiteten finns kvar i systemet men syns inte för besökare. Reversibelt.

Skapa konto

Provisionerar ett inloggningskonto åt entitetens ägare eller kontaktperson. Skickar automatiskt ett inbjudningsmail med inloggningsinstruktioner.

4. Komplettprocent och profilering

Varje entitet tilldelas ett kompletthetspoäng på 1 till 5 baserat på hur väl profilen är ifylld. Filtret "Ofullständiga profiler" visar alla entiteter med poäng under 5 och är det primära verktyget för att prioritera upsökande arbete.

1/5

Kritisk: Endast namn registreratSaknar: beskrivning, foto, kontaktuppgifter, kategori. Profilen ger besökaren minimal information.

3/5

Partiell: Grunddata finns, men ofullständigSaknar typiskt: foto eller kontaktuppgifter. Profilen fungerar men är inte attraktiv.

5/5

Komplett: Alla dataflält ifylldaNamn, beskrivning, foto, kontaktuppgifter och kategori är registrerade. Optimalt för synlighet.

Poängfaktorer (5 faktorer, 1 poäng vardera)

📝

Namn

Registrerat entitetsnamn

📄

Beskrivning

Minst 50 tecken lång

📷

Foto

Minst ett profilfoto

📞

Kontaktuppgifter

Telefon eller e-post

🏷️

Kategori

Minst en kategori vald

5. Konton och behörigheter

Plattformsadmin kan provisionera konton för samtliga entiteter via knappen "Skapa konto" i entitetslistan. Det är det primära sättet att ge verksamheter och föreningar tillgång till sin profil.

Provisionerade konton

När "Skapa konto" aktiveras skickas ett automatiskt inbjudningsmail till den e-postadress som anges. Mottagaren får en länk för att sätta lösenord och loggar sedan in via /dashboard/ med sin rolltilldelning.

Inbjudningslänken är giltig i 72 timmar
Admin kan skicka om inbjudan om länken löpte ut
Kontot kopplas automatiskt till rätt entitet

Kommunpersonalens konton

För att hantera konton tillhörande kommunens egna personal navigeras till kommunens dashboard-kontext. Dessa konton provisioneras inte via entitetslistan.

Rollöversikt: se dokument 03 (Rollmatris)
Koordinatorkonton skapas direkt av plattformsadmin vid onboarding
Koordinatorn bjuder sedan in sin egen personal

Obs: Plattformsadmin kan inte byta lösenord åt befintliga användare direkt i gränssnittet. Vid återställning, skicka om inbjudningslänken eller använd "Glömt lösenord"-flödet på inloggningssidan.

6. Kommunhantering

Plattformsadmin kan byta kontext mellan alla anslutna kommuner direkt från /admin/-panelen. Varje kommun har sin egen koordinator, sina egna entiteter, varumärkesinställningar och innehållsteam.

🏙️ Piteå

Status: Aktiv

Entiteter: 510 (483 aktiva)

Koordinator: Tillsatt

Krav-andel: 68 %

Senaste aktivitet: I dag

🌲 Nästa kommun

Status: Onboarding

Entiteter: Ej importerade

Koordinator: Ej tillsatt

Krav-andel: 0 %

+ Lägg till kommun

Skapa ny kommunpost, tilldela subdomän och bjud in koordinator för att starta onboarding.

Hälsoindikatorer att bevaka per kommun

Krav-andelHur stor andel av entiteterna som en ägare har hävdat. Under 50 % indikerar att upsökande arbete behövs.

Aktiv personalAntal inloggningar av kommunpersonal de senaste 30 dagarna. Ingen aktivitet kan indikera problem med koordinatörens engagemang.

InnehållsaktivitetNya artiklar, evenemang och profiländringar. Låg aktivitet de senaste 14 dagarna är ett varningstecken att ta upp med koordinatorn.

7. Moderering

Plattformsadmin hanterar den centrala modereringskön för nya entitetsansökningar. Ansökningar kommer in när verksamheter och föreningar registrerar sig via det publika /bli-med/-flödet.

Ansökningskön

Väntande ansökningar visas på /admin/-startsidan och i en separat kövy. Varje ansökan innehåller entitetsnamn, typ, kontaktperson och inskickad information.

Granska ansökan och kontrollera att uppgifterna är rimliga
Godkänn: entiteten aktiveras och syns publikt
Avvisa med motivering: sökanden får ett notifikationsmail

Inaktivering av problematiska entiteter

Om en befintlig entitet bryter mot plattformens riktlinjer kan den inaktiveras direkt via entitetslistan. Åtgärden är reversibel.

Entiteten försvinner från publika sidor omedelbart
Kontoinnehavaren notifieras via mail om skälet
Alla adminåtgärder loggas i plattformens granskningslogg

Granskningsloggen: Samtliga adminåtgärder registreras automatiskt med tidstämpel och utförande admin. Loggen är åtkomlig under Inställningar i /admin/-panelen och kan inte redigeras i efterhand.

8. Vanliga uppgifter

Provisionera ett entitetskonto

Används när en verksamhet eller förening ska få tillgång till sin profil men inte registrerat sig själva.

Hitta entitetenSök i entitetslistan på namn, typ eller ort.

Klicka "Skapa konto"Knappen finns i åtgärdskolumnen för entiteten.

Ange kontaktens e-postFormuläret frågar efter e-postadress och bekräftar rollen automatiskt utifrån entitetstypen.

Skicka inbjudanSystemet skickar ett välkomstmail med inloggningsinstruktioner och en länk för lösenordssättning (giltig 72 h).

Inaktivera en entitet

Används vid felaktig registrering, duplicat eller brott mot riktlinjer.

Hitta entitetenSök i entitetslistan.

Klicka "Inaktivera"En bekräftelsedialog visas med kort motiveringsruta.

Bekräfta åtgärdenEntiteten försvinner från publika sidor direkt. Åtgärden loggas.

Vid behov: återaktiveraFiltrera på "Inaktiva" och välj "Aktivera" för att återställa synligheten.

Kontrollera plattformens hälsa

Rutinkontroll som bör göras minst en gång per vecka.

Öppna /admin/-startsidanGranska de fem nyckeltalen. Notera om bokningar eller visningar avviker från föregående vecka.

Kontrollera väntande ansökningarHandlägg kön om den överstiger 5 ärenden.

Filtrera ofullständiga profilerVälj filtret "Ofullständiga profiler" och exportera en lista för upsökande arbete.

Granska kommunernas hälsaKontrollera krav-andel och personalaktivitet per kommun. Kontakta koordinatorn om aktiviteten är låg.

Onboarda en ny kommun

Genomförs när ett nytt kommunavtal signerats. Processen tar normalt 2 till 5 dagar.

Skapa kommunpostLägg till kommunen under Kommunhantering. Ange namn och subdomän (ex: pitea.hittadittsverige.se).

Bjud in KoordinatorSkapa koordinatorkontot och skicka inbjudan. Koordinatorn ansvarar sedan för teamets utbyggnad.

Importera entiteterLadda upp initiala entitetsdata (CSV eller manuellt). Koordinatorn slutför profildata.

Konfigurera varumärkeKoordinatorn laddar upp logotyp, färg, taglinje och bannerbild via sina inställningar.

Publicera portalenSätt kommunens status till "Aktiv". Portalen är nu synlig på sin subdomän.

Webbanalys: Umami (analytics.hittadittsverige.se)

Om Umami

Plattformen använder Umami, ett självhostat, cookiefritt analytics-verktyg. Det är installerat på analytics.hittadittsverige.se och drivs på HDS-infrastrukturen i Sverige.

Ingen GDPR-samtyckesbanner behövs: Umami sätter inga cookies
IP-adresser anonymiseras innan lagring
Ingen tredjepartssparning: data lämnar aldrig HDS-servern
Spårar: sidvisningar, hänvisande domäner, enhetstyp, länder

Analytics-dashboard

Inloggning på analytics.hittadittsverige.se med plattformsadmin-uppgifter. Dashboarden visar realtidsbesökare och historiska trender per webbplats.

Realtidsvy: aktiva besökare just nu
Sidvisningar, unika besökare, avvisningsfrekvens
Topp-sidor och topp-hänvisare
Filtrera per tidsperiod, webbplats eller anpassad händelse

Viktigt för dataskydd och kommunikation: Umami samlar inte in personuppgifter. Cookiepolicyn och integritetspolicyn är uppdaterade för att spegla detta. Du behöver aldrig ge besökare ett val om analytics-cookies.

Hitta Ditt Sverige · Internal Operations Guide

Platform Admin · Operations and Administration Guide

Internal guide for HDS superadmin with access to the /admin/ panel

1. About the platform admin role

🛡️

Platform Admin

Highest permission level on the entire platform

All municipalities All entities /admin/ panel Provision accounts Platform analytics No /dashboard/

Responsibilities

Entity management across all municipalities

Account provisioning and invitations

Platform health monitoring

Moderation of applications and entities

Login: Platform admin logs in via /admin/, not via /dashboard/ like all other roles. Attempting to log in via /dashboard/ redirects automatically to the correct destination. The role is not scoped to a single municipality: it has visibility and access rights across all municipalities on the platform.

2. Admin panel overview (/admin/)

The /admin/ start screen shows five key metrics for the entire platform. Values below are from Piteå for reference.

483 / 510

Active entities

Pending applications

847

Bookings (30 days)

3,241

Active members

18,500

Profile views

Pending applications require active attention. A number above 10 means entities are waiting for approval, delaying their visibility on the platform. Aim to keep the queue below 5 during normal operations.

3. Entity management

The entity list shows all 510 registered entities in the municipality (Piteå). The list is searchable and filterable. Each entity has four direct actions.

Filter: Type

All (510)BusinessAssociationNon-profitClubVillage councilLocal initiative

Filter: Status

Active (483)Inactive (18)Incomplete profiles (74)

Entity	Type	Status	Score	Actions
Piteå Kajakklubb	Club	Active	5/5	ProfileEditDeactivateCreate account
Hortlax Byalag	Village council	Active	2/5	ProfileEditDeactivateCreate account
Café Norrland AB	Business	Inactive	1/5	ProfileEditCreate account

Per-entity actions

Profile

Opens the entity's public profile page in a new tab. Used to verify how the profile appears to visitors.

Edit

Direct editing of entity data in the admin context. Overrides any locks. Used when data is incorrect or the entity cannot update itself.

Deactivate

Removes the entity from public listings. The entity remains in the system but is not visible to visitors. Reversible.

Create account

Provisions a login account for the entity's owner or contact. Automatically sends an invitation email with login instructions.

4. Completeness scoring

Each entity is assigned a completeness score of 1 to 5 based on how fully the profile is filled in. The "Incomplete profiles" filter shows all entities scoring below 5 and is the primary tool for prioritising outreach.

1/5

Critical: Name onlyMissing: description, photo, contact details, category. Profile gives visitors minimal information.

3/5

Partial: Basic data exists but incompleteTypically missing: photo or contact details. Profile works but is not attractive.

5/5

Complete: All data fields filledName, description, photo, contact details and category registered. Optimal for visibility.

Score factors (5 factors, 1 point each)

📝

Name

Entity name registered

📄

Description

At least 50 characters

📷

Photo

At least one profile photo

📞

Contact

Phone or email

🏷️

Provisioned accounts

When "Create account" is activated, an automatic invitation email is sent to the specified address. The recipient receives a link to set their password and then logs in via /dashboard/ with their assigned role.

Invitation link is valid for 72 hours
Admin can resend the invitation if the link expired
The account is automatically linked to the correct entity

Municipality staff accounts

To manage accounts belonging to the municipality's own staff (Coordinator, Tourism, Rural, Field agent, Village admin), navigate to the municipality's dashboard context. These accounts are not provisioned via the entity list.

Role overview: see document 03 (Role matrix)
Coordinator accounts are created directly by platform admin at onboarding
The coordinator then invites their own team

Note: Platform admin cannot reset passwords for existing users directly in the interface. For account recovery, resend the invitation link or use the "Forgot password" flow on the login page.

6. Municipality management

Platform admin can switch context between all connected municipalities directly from the /admin/ panel. Each municipality has its own coordinator, entities, brand settings and content team.

🏙️ Piteå

Status: Active

Entities: 510 (483 active)

Coordinator: Assigned

Claim rate: 68%

Last activity: Today

+ Add municipality

Create a new municipality record, assign a subdomain and invite a coordinator to start onboarding.

Health indicators to monitor per municipality

Claim rateThe share of entities that an owner has claimed. Below 50% indicates outreach is needed.

Active staffNumber of municipality staff logins in the last 30 days. No activity may indicate issues with the coordinator's engagement.

Content activityNew articles, events and profile changes. Low activity over the past 14 days is a warning sign to raise with the coordinator.

7. Moderation

Platform admin manages the central moderation queue for new entity applications. Applications come in when businesses and associations register via the public /bli-med/ flow.

Application queue

Pending applications appear on the /admin/ start screen and in a dedicated queue view. Each application contains entity name, type, contact person and submitted information.

Review the application and verify the details are plausible
Approve: entity is activated and visible publicly
Reject with reason: the applicant receives a notification email

Deactivating problematic entities

If an existing entity violates platform guidelines, it can be deactivated directly via the entity list. The action is reversible.

The entity disappears from public pages immediately
The account holder is notified by email of the reason
All admin actions are logged in the platform audit log

Audit log: All admin actions, including approvals, rejections, deactivations and account provisioning, are automatically recorded with a timestamp and the acting admin's identity. The log is accessible under Settings in the /admin/ panel and cannot be edited after the fact.

8. Common tasks

Provision an entity account

Used when a business or association needs access to their profile but has not registered themselves.

Find the entitySearch the entity list by name, type or location.

Click "Create account"The button is in the actions column for the entity.

Enter the contact's emailThe form asks for an email address and automatically confirms the role based on entity type.

Send the invitationThe system sends a welcome email with login instructions and a password link (valid 72 h).

Deactivate an entity

Used for incorrect registrations, duplicates or guideline violations.

Find the entitySearch the entity list.

Click "Deactivate"A confirmation dialog appears with a short reason field.

Confirm the actionThe entity disappears from public pages immediately. The action is logged.

If needed: reactivateFilter on "Inactive" and select "Activate" to restore visibility.

Check platform health

Routine check recommended at least once per week.

Open the /admin/ start screenReview the five key metrics. Note if bookings or views deviate from the previous week.

Check pending applicationsProcess the queue if it exceeds 5 items.

Filter incomplete profilesSelect the "Incomplete profiles" filter and export a list for outreach.

Review municipality healthCheck claim rate and staff activity per municipality. Contact the coordinator if activity is low.

Onboard a new municipality

Carried out when a new municipal contract is signed. The process normally takes 2 to 5 days.

Create municipality recordAdd the municipality under Municipality management. Enter name and subdomain (e.g. pitea.hittadittsverige.se).

Invite coordinatorCreate the coordinator account and send the invitation. The coordinator then builds out the team.

Import entitiesUpload initial entity data (CSV or manually). The coordinator completes profile data.

Configure brandingThe coordinator uploads logo, colour, tagline and banner image via their settings.

Publish the portalSet the municipality's status to "Active". The portal is now visible on its subdomain.

Web analytics: Umami (analytics.hittadittsverige.se)

About Umami

The platform uses Umami, a self-hosted, cookie-free analytics tool. It is installed at analytics.hittadittsverige.se and runs on HDS infrastructure in Sweden.

No GDPR consent banner needed: Umami sets no cookies
IP addresses are anonymised before storage
No third-party tracking: data never leaves the HDS server
Tracks: page views, referring domains, device type, countries

Analytics dashboard

Log in to analytics.hittadittsverige.se with platform admin credentials. The dashboard shows real-time visitors and historical trends per website.

Real-time view: active visitors right now
Page views, unique visitors, bounce rate
Top pages and top referrers
Filter by time period, website or custom event

Important for data protection and communications: Umami does not collect personal data. The cookie policy and privacy policy are updated to reflect this. You never need to give visitors a choice about analytics cookies.